Que documentos necessita um Gestor para a Gestão de um Clube Desportivo

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Categoria: Gestão do Desporto

Existem um conjunto de documentos que se utilizam nas empresas desportivas com vista a uma gestão de maior qualidade e que, não estando os gestores obrigados a utilizá-los a todos, é impensável nos dias de hoje não utilizar uma grande parte deles.

Estes documentos resultam da evolução dos sistemas de direcção e de diversificadas técnicas de gestão e a sua utilidade é ajudar no alcance dos resultados planeados.

Na prática, a utilização destes documentos permite organizar a informação de um modo que seja reconhecida pelas pessoas a quem é destinada. De seguida deixo uma definição muito simples de cada um deles.

• Estatutos – são as regras fundamentais do clube e que lhe conferem a legalidade perante as leis nacionais. Este documento está na base da legalização do clube;
• Visão, Missão e Objectivos – são em diferente nível, a definição do que se procura alcançar, de qual será na realidade a actividade do clube;
• Organigrama – é uma representação gráfica das relações hierárquicas, funcionais e de comunicação dentro do clube;
• Diagnóstico Interno – é um conjunto de questões que são colocadas internamente para saber qual a realidade do clube;
• Plano Estratégico – é um documento que contém as grandes opções estratégicas com as quais se procura cumprir a missão do clube e alcançar os objectivos;
• Manual de Organização e Funções – neste manual está planeado o modo de funcionamento da organização e as funções de cada pessoa relativamente à sua posição dentro do organigrama;
• Manual de Procedimentos – neste manual está planeada a forma de proceder em situações que possam ocorrer dento do clube;
• Plano de Actuação – neste documento planeiam-se os programas a implementar, com que periodicidade, calendário e orçamento. Na prática é o modo de implementar o Plano Estratégico;
• Orçamento – é um documento onde, de modo antecipado, se supõe a quantidade e tipologia dos custos e proveitos do clube e de acordo com o qual se tentará fazer a Gestão Financeira do mesmo.

A existência de um ou mais destes documentos por si só não justifica a qualidade da gestão que se pratica num clube. No entanto não podemos negar que é um bom sinal para qualificar o tipo de gestão e organização existente.

Depois de fazer o documento há que aplicá-lo e actualizá-lo constantemente para que seja na verdade um documento útil para a gestão do clube.

“Os novos ambientes em que vivem as organizações exigem que os processos sejam bem identificados e descritos de tal forma que as suas alterações sejam possíveis em tempo útil e sejam sempre compreendidas em termos das suas consequências. Um exemplo desta exigência diz respeito ao sistema de qualidade da empresa: ele tem de continuar válido, já que não seria viável nem tecnicamente nem financeiramente, refazer o sistema de qualidade, cada vez que ocorresse uma mudança.” (Temudo de Castro, Cunha, & Leal, 2008, p. 108)

O planeamento estratégico assume nos dias de hoje uma grande importância na medida em que o grau de consecução dos objectivos propostos mediante o uso desta ferramenta de gestão é muito alto.

Um planeamento estratégico deve normalmente ser implementado a médio ou longo prazo adequando-se essa medida à gestão do desporto, sendo que um atleta olímpico ou campeão do mundo é o resultado de um longo período de treino e preparação, e a sua implementação deverá ser feita num modelo tradicional e racional que se adequam também aos métodos de trabalho do desporto.

No entanto, apesar dos benefícios reportados e resultados evidentes, obtidos com a adopção e implementação de Planeamentos Estratégicos, estes nem sempre são aplicados. Esta opção é particularmente evidente em empresas pequenas que experienciam com frequência instabilidades consideráveis, derivas de restrições financeiras e recursos humanos.

“A velocidade, a flexibilidade e a visibilidade são conceitos que fazem parte da cultura e da actividade das organizações actuais. Sem prejuízo de abordagens mais profundas quando necessárias, impõe-se desde já uma breve análise destes conceitos. … A flexibilidade é o segundo destes conceitos gerais, consiste na facilidade com que os processos conseguem adaptar-se a mudanças significativas. … É de salientar que a flexibilização das organizações face à mudança também obriga a incorporar a qualidade no serviço e nos produtos, bem como nas modificações de última hora exigidas pelos clientes.” (Temudo de Castro, Cunha, & Leal, 2008, p. 28)

Nesse caso os gestores poderão considerar o planeamento estratégico pouco eficaz e incapaz de trazer benefícios à empresa.
As estratégias adoptadas por esses gestores, em substituição, são frequentemente estratégias operacionais e de decisão dia-a-dia que se baseiam em desempenhos a curto prazo. Poderá ainda ser adoptada uma direcção baseada em decisões a curto prazo pelos gestores com pouca experiência ou formação.

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